Mit einem Jahr Verspätung wird nun die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in Deutschland mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgesetzt. Kernelement ist die Einrichtung einer internen Meldestelle für alle Beschäftigungsgeber ab 50 Mitarbeitern. Für Unternehmen mit 50 – 249 Mitarbeitern wird es eine Übergangsfrist bis Ende 2023 geben.

Aufgaben der internen Meldestelle sind die Entgegennahme und Bearbeitung von Informationen über potentielle Gesetzesverstöße. Mindestadressat für die Nutzung der internen Meldestelle sind die eigenen Beschäftigten und überlassenen Leiharbeitnehmer. Aufgrund der Anforderung einer so genannten Beschwerdestelle im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) empfiehlt es sich die Meldestelle zu öffnen und so auch für Mitarbeiter von unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern zugänglich zu machen.

Kein anonymer Meldekanal gefordert

Entgegen zahlreicher Vermutungen und Interpretation enthält der Gesetzentwurf keine Anforderung zur Einrichtung anonymer Meldekanäle. Meldungen müssen in mündlicher oder Textform ermöglicht werden. Anonym eingehende Hinweise können zwar, aber müssen nicht und wenn nur mit geringerer Priorität, bearbeitet werden. Die Einrichtung eines IT-Systems bzw. die Nutzung einer Cloudlösung für die interne Meldestelle ist somit nicht notwendig.

Strikte formale Anforderungen

Bestehen bleiben aber die klaren Anforderungen an den Betrieb der Meldestelle. Der Gesetzgeber schreibt Fristen für Rückmeldungen an die Hinweisgeber von bis zu unter 8 Tagen vor. Weiterhin gibt es Anforderungen zur Dokumentation, Löschung und Wahrung der Identität des Hinweisgebers. Die mit der Meldestelle betrauten Mitarbeiter müssen über die notwendige Fachkunde, also zwangsläufig in Compliance geschult werden, und Unabhängigkeit verfügen.

Dieser Anspruch des Ausschlusses von Interessenskonflikten sollte insbesondere für kleinere unter das Gesetz fallende Unternehmen schwierig in der Umsetzung sein. Der Gesetzgeber erlaubt jedoch auch fachkundige Dritte mit dem Betrieb der Meldestelle zu betrauen. Dies empfiehlt sich auch aufgrund der im Gesetz verorteten Beweislastumkehr im Fall von potentiellen beruflichen Benachteiligungen eines Hinweisgebers. In diesem Fall müsste der Arbeitgeber nachweisen, dass es sich bei der Maßnahme nicht um eine Repressalie aufgrund einer früheren Meldung gehandelt hat. Beim Betrieb durch Dritte sollte nur dieser Kontakt zum Hinweisgeber pflegen und den Sachverhalt anonymisiert seinem Mandaten zur weiteren Entscheidung vorlegen.

Bis zu 6-stellige Bußgelder

Neben den arbeitsrechtlichen Risiken kann eine Nichtbeachtung des Gesetzes in einer Ordnungswidrigkeit münden. Es sind Bußgelder bis zu 100.000 Euro veranschlagt. Weiterhin empfiehlt sich die Einrichtung einer internen Meldestelle auch aus praktischer Sicht und zur Abwehr von Reputationsrisiken. Nach dem Gesetz könnte sich der Hinweisgeber auch an eine externe Meldestelle wenden.

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